BAE’deki gayrimenkulünüzü yurt dışından yönetmek

Sürdürebileceğiniz katılım düzeyini belirleyin

Normal bir yıl boyunca hangi işleri yapmaya istekli olduğunuzu ve hangilerine zaman ayırabileceğinizi düşünün. Bazı malikler tedarikçileri kendileri seçmek ve harcamaların çoğunu onaylamak ister; gayrimenkule giriş ve işlerin koordinasyonu için yerel destek alır. Bazıları ise günlük takibi programlarına sığdıramadıkları için daha kapsamlı bir yönetim hizmetine ihtiyaç duyar. Bu seçeneklerden biri her durumda daha iyi değildir. İş bölümünü, evin nasıl kullanıldığına, yönetimin ne kadar karmaşık olduğuna ve sorumluluk alacak kişilerin ne zaman ulaşılabilir olduğuna göre yapmalısınız.

Önerilen iş bölümünü, olağanüstü sakin bir haftayı değil yoğun olduğunuz bir haftayı düşünerek değerlendirin. Günlük taleplere gereken zamanda düzenli olarak cevap veremiyorsanız, işlerin sizin yanıtınızı beklemesine yol açmadan görev ve yetki dağılımını değiştirin. Yakından takip etmek istiyorsanız, ihtiyacınız olan bilgilerin size nasıl iletileceğini kararlaştırın. Ancak yüklenicilere veya evde yaşayanlara, yöneticinin talimatlarıyla çakışan ikinci bir talimat dizisi vermeyin. Birbirinden habersiz iki kişinin aynı işi yönlendirmesi, hizmetin yürütülmesini zorlaştırır.

İşlerin nasıl ilerleyeceğini kararlaştırırken kendi yanıt verme sorumluluğunuzu da yazın. Bir iş sizin onayınızı bekliyorsa, bu gecikmeyi tedarikçinin işi yapmamasından ayırın. Talepleri ve verilen kararları kısa bir kayıtta tutmak, işin neden durduğunu görmenizi sağlar: bilgi mi eksik, yetkili kişiye mi ulaşılamıyor, yoksa uygulama mı yavaş? Çözümü gerçek soruna göre belirleyin; daha sık bilgi istemek tek başına o sorunu gidermeyebilir.

Kimlerin hangi kararları verebileceğini netleştirin

Hizmete hangi işlerin dahil olduğunu ve hangi kararların sizde kaldığını açıkça yazın. Önceden onaylanmış kapsam içindeki günlük işleri; kapsam değişikliğinden, önemli bir taahhütten ve uzman görüşü gerektiren konulardan ayırın. Gerekli hukuki yetkiyi ayrıca inceletin; hizmetin tarif edilmiş olması yeterli değildir. Yönetici ne yapılmasını istediğinizi anlamış olabilir, fakat o işlemi yapabilmesi için ilgili onayın alınması veya doğru belgelerin hazırlanması yine de gerekebilir.

Dubai Tapu Dairesinin (DLD) kira sözleşmesi hizmetine ilişkin bilgileri, maliklerin, temsilcilerin ve yönetim şirketlerinin uyması gereken şartları ayrı ayrı açıklar. Yapılacak işlemde hangi sıfatın geçerli olduğunu teyit edin. Başka bir emirlikte ise o yerdeki ilgili usulü izleyin. İdari işlemi kimin yapacağını ve tamamlandığını hangi belgenin göstereceğini kaydedin. Gayrimenkulü yönetme sözü verilmesi, gereken bütün işlemlerin yapılmış olduğunu kanıtlamaz.

Beklenmedik sorunların size nasıl iletileceğini kararlaştırın

Olağan işleyişin dışında bir karar istendiğinde, talepte ne olduğu, eldeki kanıtlar ve sizden beklenen karar açıklansın. Önerilen çözümü, masrafı, takvimi ve beklemenin neye yol açacağını sorun. Makul alternatifler varsa bunlar da anlaşılır biçimde sunulmalıdır. Açıklamasız bir sorun fotoğrafı genellikle yeni sorular doğurur. Kısa ama eksiksiz bir talep, yurt dışında yaşayan malikin karar vermesini ve kararının nedenini kayda geçirmesini kolaylaştırır.

Bir sonraki düzenli raporu bekleyemeyecek konular için nasıl hareket edileceğini baştan kararlaştırın. Yetki sınırlarını ve asıl sorumluya ulaşılamadığında aranacak kişileri belirtin. Acil bir müdahaleden sonra malike nasıl bilgi verileceğini ve hangi kayıtların sunulacağını sorun. Sorun yaşanmadan önce gerçekçi örnekler üzerinden konuşun. Amaç, gerekli müdahaleyi mümkün kılarken yetkiyi ve sorumluluğu açık tutmaktır. Sınırsız hareket serbestisinin ya da her adım için malik onayı istemenin bütün durumlarda işe yarayacağını varsaymayın.

Erişim iznini, harcama yetkisini ve tamamlanma kanıtını ayırın

Gayrimenkule girmesine izin verilen bir kişinin, işleri onaylama veya para tahsil etme yetkisi de olduğu varsayılmamalıdır. Bu görevleri ayrı ayrı kaydedin. Anahtarların ve giriş cihazlarının nasıl verileceğini, geri alınacağını ve kayıtlarının nasıl tutulacağını kararlaştırın; gayrimenkulün kullanım durumunu ve geçerli düzenlemeleri gözetin. Birden fazla tedarikçi varsa, onları kimin koordine edeceğini ve yapılan işlerin kararlaştırılan kapsama uygunluğunu kimin teyit edeceğini belirleyin. Ziyaretler arasında da işin takibinden kimin sorumlu olduğu açık kalmalıdır.

Yapılan işe uygun ölçüde kanıt isteyin. Günlük bir hizmet için açık bir fatura ve işin tamamlandığını gösteren kayıt yeterli olabilir. Karmaşık bir onarımda ise yetkin bir kişinin değerlendirmesi ve ek teyitler gerekebilir. Malik olarak bu belgeleri incelemeniz, teknik uzmanın görevini üstlenmeniz anlamına gelmez. Mali raporlarda her harcamayı onu destekleyen belgeyle ilişkilendirin. Böylece sonradan ortaya çıkan sorular, bir çalışanın hatırladıklarına bağlı kalmadan yanıtlanabilir.

Sorumlu kişi değiştiğinde işlerin nasıl süreceğini kontrol edin

Normalde görüştüğünüz kişi yoksa veya işten ayrılırsa, yetkili bir çalışma arkadaşının görevi nasıl devralacağını sorun. Hizmet sağlayıcıyla kararlaştırılan süreç, gayrimenkulün geçmişine, güncel talimatlara ve açık kalan işlere erişilebilmesini sağlamalıdır. Bütün bilgiler tek bir kişinin mesajlarında tutuluyorsa, bu düzen o kişiye ulaşılamadığı anda sorun yaratabilir. Hizmet sağlayıcıyı seçerken ilk görüşmelerde gösterilen hızlı yanıt verme alışkanlığına bakmakla yetinmeyin; kayıtların, işlerin kesintisiz sürmesini nasıl sağladığını da inceleyin.

Hizmet ilişkisi sona erdiğinde temel kayıtları nasıl teslim alacağınızı baştan kararlaştırın. Bunlara açık kalan işler ve varsa son hesap mutabakatı da dahildir. İlgili sözleşme hükümlerini inceletin ve geçişin koordineli yürütülmesi için zaman ayırın. Yönetim düzeni işlemeye başladıktan sonra, üç aylık değerlendirme elde edilen sonuçları belirli bir yöntemle incelemenizi sağlar. Yetkin bir hizmet sağlayıcı seçmek ve günlük hayatta uygulanabilir bir iş bölümü kurmak başlangıçtır. Yapılan işleri düzenli olarak gözden geçirmek, bu düzenin gayrimenkulün ihtiyaçlarını karşılamaya devam edip etmediğini gösterir.